Vhodným adeptem na vánoční strom města je zdravý, souměrně rostlý a hustě zavětvený jehličnan, nejlépe smrk nebo jedle, přiměřené výšky přibližně 15 metrů. Měl by růst na dobře dostupném místě, na které je možné přistavit jeřáb a nákladní vůz pro jeho naložení a přepravu.
Nabídky je možné učinit prostřednictvím Lázeňských lesů a parků Karlovy Vary (Pavel Kyliš - Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript., +420 724 273 925), a to nejpozději do 15. října. Pracovníci městské organizace nabídnuté stromy prohlédnou a zajistí také vše potřebné, tedy nutné povolení ke kácení, samotné pokácení, převoz a úklid.